Praca hybrydowa zmienia sposób wykorzystywania biur i wpływa na wymagania dotyczące ich aranżacji. Przestrzeń, która wcześniej służyła przede wszystkim indywidualnej pracy przy biurku, musi dziś odpowiadać na różnorodne potrzeby pracowników. Obejmuje to zarówno spotkania zespołowe i rozmowy z osobami pracującymi zdalnie, jak i zadania wymagające ciszy oraz pełnego skupienia. Jak zaprojektować biuro dla zespołu hybrydowego?
Jednym z podstawowych rozwiązań stosowanych w biurach hybrydowych jest desk-sharing, nazywany również hot-deskingiem. Polega on na współdzieleniu stanowisk pracy przez osoby, które nie przebywają w biurze jednocześnie. Biurka nie są na stałe przypisane do konkretnych pracowników, dzięki czemu można lepiej wykorzystać dostępną powierzchnię i ograniczyć liczbę stanowisk.
Przy określaniu zapotrzebowania na biurka najważniejsza jest średnia dzienna liczba osób obecnych w biurze. Sama liczba zatrudnionych nie daje wystarczających podstaw do ustalenia, ile stanowisk należy przygotować. Znaczenie ma przede wszystkim częstotliwość wizyt pracowników oraz to, jak rozkładają się one w poszczególnych dniach tygodnia.
Biuro hybrydowe musi zapewniać warunki zarówno do współpracy na miejscu, jak i do prowadzenia rozmów z osobami uczestniczącymi w spotkaniach zdalnie. Z tego względu planowanie sal wymaga uwzględnienia różnych scenariuszy użytkowania przestrzeni.
Rozwiązaniem, które nie zawsze sprawdza się w praktyce, jest przeznaczenie większości powierzchni na duże sale konferencyjne. Takie pomieszczenia mogą pozostawać niewykorzystane, podczas gdy niewielkie spotkania i indywidualne rozmowy zajmują przestrzenie zaprojektowane dla znacznie większej liczby osób.
Bardziej funkcjonalny układ zakłada zróżnicowanie pomieszczeń pod względem wielkości i przeznaczenia. W zależności od potrzeb zespołu warto uwzględnić budki akustyczne, małe sale do rozmów, pomieszczenia dla kilkuosobowych zespołów oraz przynajmniej jedną dużą salę konferencyjną.
W modelu Activity-Based Working przestrzeń organizuje się przede wszystkim wokół wykonywanych zadań, a nie struktury działów. Oznacza to odejście od podziału biura wyłącznie na obszary przypisane konkretnym zespołom, takim jak IT czy marketing. Zamiast tego tworzy się miejsca odpowiadające różnym sposobom pracy:
Ważną zasadą jest takie rozmieszczenie stref, aby ograniczać przenikanie hałasu do przestrzeni wymagających skupienia. Obszary sprzyjające rozmowom i integracji powinny znajdować się w innych częściach biura niż miejsca przeznaczone do indywidualnej pracy w ciszy.
Prawidłowe zaprojektowanie przestrzeni biurowej wymaga nie tylko ustalenia proporcji stanowisk i sal, lecz także sprawdzenia, jak pracownicy faktycznie korzystają z biura. Dopiero na tej podstawie można podejmować decyzje dotyczące liczby biurek, rozmieszczenia stref i sposobu rezerwacji pomieszczeń.
Pierwszym krokiem powinien być audyt wykorzystania biura lub ankieta przeprowadzona wśród pracowników. Celem jest ustalenie, w które dni przestrzeń jest najbardziej obciążona i jak często poszczególne zespoły korzystają ze stanowisk oraz sal spotkań.
Przy współdzieleniu biurek istotnym wsparciem jest system Smart Office, który umożliwia rezerwowanie stanowisk i sal za pośrednictwem aplikacji mobilnej. System rezerwacji ogranicza ryzyko sytuacji, w których pracownik przychodzi do biura, ale nie może znaleźć odpowiedniego miejsca.
W modelu hot-deskingu pracownicy nie korzystają na stałe z jednego biurka, dlatego potrzebują alternatywnego miejsca do przechowywania prywatnych przedmiotów i materiałów związanych z pracą.
poprzedni wpis
Barber na Piotrkowskiej i bar koktajlowy? Poznaj Brush – jedno miejsce a dwa oblicza
następny wpis
Showroom czy klasyczny butik — który format sprzedaży lepiej pasuje do marki modowej?