Siedziba firmy często staje się jednym z pierwszych punktów kontaktu klienta z przedsiębiorstwem. To właśnie tutaj odbywają się prezentacje, negocjacje, konsultacje czy spotkania z przedstawicielami zarządu. Dlatego przestrzeń, w której przyjmowani są goście, może pełnić jednocześnie funkcję operacyjną i wizerunkową. Na co zwrócić uwagę wybierając biuro dla firmy często przyjmującej klientów?
Adres siedziby może wpływać na sposób, w jaki przedsiębiorstwo jest postrzegane przez klientów. W przypadku firm często przyjmujących gości szczególne znaczenie może mieć lokalizacja biura w centrum miasta lub rozpoznawalnej dzielnicy biznesowej. Prestiżowy adres może wzmacniać wrażenie stabilności i profesjonalizmu organizacji.
Nie mniej ważna jest jednak praktyczna dostępność biura. Klient powinien móc łatwo dotrzeć na miejsce zarówno samochodem, jak i komunikacją publiczną. Bliskość metra, tramwajów, autobusów czy dworców kolejowych ma szczególne znaczenie w przypadku osób przyjeżdżających z innych części miasta lub spoza niego.
Wybór lokalizacji powinien zatem łączyć dwa aspekty: reprezentacyjny charakter adresu oraz wygodę dojazdu.
Po dotarciu do budynku klient trafia do pierwszego punktu kontaktu z firmą lub jej otoczeniem. Właśnie dlatego recepcja odgrywa istotną rolę w obsłudze gości.
W zależności od rodzaju nieruchomości może funkcjonować recepcja całego budynku albo osobna recepcja firmowa. Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić, jaki zakres obsługi oferuje administracja obiektu. Istotne są między innymi profesjonalizm personelu, znajomość języków obcych oraz sprawność w kierowaniu odwiedzających do właściwego biura.
W firmach regularnie organizujących spotkania z klientami sale konferencyjne są jednym z najważniejszych elementów infrastruktury. To w nich prowadzone są negocjacje, prezentacje, konsultacje oraz rozmowy dotyczące istotnych decyzji biznesowych.
Jedna sala może nie wystarczyć organizacji o zróżnicowanych potrzebach. Małe gabinety sprawdzają się podczas spotkań jeden na jeden i kameralnych negocjacji. Większe sale są potrzebne wtedy, gdy firma organizuje prezentacje dla większej grupy osób, spotkania zarządu czy szkolenia.
Różnorodność dostępnych pomieszczeń pozwala lepiej dopasować przestrzeń do charakteru konkretnego spotkania.
Jedną z możliwości jest tradycyjny najem własnego biura. W tym modelu przedsiębiorstwo samodzielnie odpowiada za przygotowanie przestrzeni, jej wyposażenie oraz organizację obsługi.
Największym obciążeniem na początku mogą być koszty aranżacji sal, zakupu mebli i wyposażenia audiowizualnego. Firma musi również zadbać o organizację recepcji. Jeżeli chce zapewnić stałą obsługę gości, konieczne może być zatrudnienie własnego pracownika.
Zaletą tego rozwiązania jest natomiast pełna dostępność własnych sal. Firma ma je do dyspozycji i nie musi każdorazowo korzystać z zewnętrznego systemu rezerwacji.
Alternatywą dla tradycyjnego najmu jest biuro serwisowane lub coworking. W takim modelu przedsiębiorstwo korzysta z gotowej infrastruktury, co ogranicza wydatki związane z przygotowaniem przestrzeni.
Obsługa recepcji może być częścią usługi, podobnie jak inne elementy zaplecza biurowego. Dzięki temu firma nie musi samodzielnie organizować całego procesu przyjmowania gości.
Istotna pozostaje także elastyczność. Umowy miesięczne lub roczne pozwalają łatwiej dopasowywać powierzchnię do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa niż wieloletni tradycyjny najem.
poprzedni wpis
Pomysł na kreatywną randkę w Łodzi: ceramika, impro i kolacja na OFF-ie
następny wpis
Coworking czy własne biuro dla zespołu 5-15 osób? Jak policzyć, które rozwiązanie ma sens