Dla firmy zatrudniającej od 5 do 15 osób wybór przestrzeni do pracy przestaje być wyłącznie kwestią adresu i wysokości czynszu. To decyzja, która wpływa na strukturę kosztów, elastyczność przedsiębiorstwa i sposób organizacji codziennej pracy. Kluczem do właściwego wyboru pomiędzy coworkingiem a własnym biurem jest porównanie całkowitych kosztów obu modeli, a nie tylko miesięcznej stawki za metr kwadratowy lub stanowisko.
W praktyce coworking jest szczególnie atrakcyjny dla zespołów liczących około 5-10 osób. Przy większych, stabilnych zespołach tradycyjny najem zaczyna zyskiwać przewagę, zwłaszcza gdy przestrzeń będzie intensywnie wykorzystywana.
Za orientacyjny moment, w którym własne biuro zaczyna mieć większy sens ekonomiczny, można uznać zespół liczący około 12-15 osób. Nie jest to jednak sztywna granica. Firma z 15 pracownikami pracującymi hybrydowo może potrzebować znacznie mniej stanowisk niż przedsiębiorstwo, w którym wszyscy pojawiają się codziennie w biurze.
Dlatego decyzji nie powinno się podejmować wyłącznie na podstawie liczby osób zatrudnionych w firmie.
Jednym z najczęstszych błędów przy porównywaniu coworkingu z tradycyjnym najmem biura jest zestawienie samego czynszu za własne biuro z miesięczną ceną coworkingu. Takie porównanie nie pokazuje rzeczywistego obciążenia finansowego przedsiębiorstwa.
Lepszym rozwiązaniem jest zastosowanie koncepcji Total Cost of Ownership (TCO), czyli całkowitego kosztu posiadania i użytkowania przestrzeni. Analiza powinna obejmować nie tylko czynsz, lecz także wszystkie wydatki związane z funkcjonowaniem biura oraz nakłady ponoszone na jego przygotowanie.
W perspektywie trzech lat różnice między pozornie podobnymi ofertami mogą być znaczące. Do kalkulacji warto włączyć między innymi media, internet, sprzątanie, materiały eksploatacyjne, wyposażenie, koszty aranżacji oraz czas potrzebny na organizację i obsługę biura.
Coworking szczególnie dobrze odpowiada potrzebom przedsiębiorstw, których struktura może szybko się zmieniać. Jeżeli firma planuje rekrutację, rozwój zespołu albo przeciwnie – nie wyklucza redukcji zatrudnienia, elastyczna umowa ogranicza ryzyko pozostania z nadmierną powierzchnią.
Istotną zaletą jest także szybkość zmiany przestrzeni. W przypadku rozbudowy zespołu firma może przejść z mniejszego do większego gabinetu bez przeprowadzania całego procesu związanego z poszukiwaniem nowego lokalu, negocjacją umowy, remontem i wyposażeniem.
Coworking ogranicza również liczbę obowiązków administracyjnych. Organizacją sprzątania, dostaw podstawowych produktów, obsługą części problemów technicznych czy kontaktem z usługodawcami zajmuje się operator przestrzeni. Dzięki temu pracownicy firmy mogą koncentrować się na swojej podstawowej działalności.
Znaczenie może mieć także lokalizacja. Nowoczesne przestrzenie coworkingowe znajdujące się w centrach miast mogą być atutem podczas rekrutacji, szczególnie gdy dla kandydatów istotny jest łatwy dostęp do biura i standard miejsca pracy.
Tradycyjny najem biura może być bardziej uzasadniony w firmie o stabilnym składzie osobowym i przewidywalnych potrzebach przestrzennych. Jeżeli kilkunastoosobowy zespół pracuje głównie stacjonarnie, własny lokal pozwala lepiej wykorzystać wynajmowaną powierzchnię.
Własna przestrzeń daje również większą kontrolę nad organizacją biura. Firma może samodzielnie zdecydować o układzie pomieszczeń, wyposażeniu, kolorystyce czy sposobie prezentowania marki. Dla przedsiębiorstw, które często przyjmują klientów, może to mieć znaczenie w budowaniu wizerunku.
Istnieją również sytuacje, w których własne biuro wynika nie z kalkulacji kosztowej, lecz z charakteru prowadzonej działalności. Dotyczy to między innymi firm potrzebujących podwyższonego poziomu prywatności, specjalistycznej infrastruktury lub niestandardowego wyposażenia.
poprzedni wpis
Biuro dla firmy często przyjmującej klientów — lokalizacja, recepcja i sale spotkań jako kryteria wyboru