Sposób organizacji przestrzeni biurowej zmienia się wraz z rozwojem firmy. Przedsiębiorstwo rozpoczynające działalność potrzebuje przede wszystkim miejsca, które można szybko uruchomić bez ponoszenia wysokich wydatków na remont, wyposażenie czy dodatkowe usługi. Wraz ze wzrostem liczby pracowników rośnie natomiast znaczenie możliwości powiększania przestrzeni i stabilności kosztów. Co opłaca się firmie najbardziej?
W przypadku zespołów liczących od jednej do pięciu osób korzystniejszym rozwiązaniem jest zazwyczaj biuro serwisowane. Jego podstawową zaletą jest możliwość szybkiego rozpoczęcia pracy. Firma nie musi przeprowadzać remontu ani samodzielnie kupować mebli, co ogranicza wydatki ponoszone jeszcze przed rozpoczęciem działalności w nowej przestrzeni.
Istotnym atutem są również elastyczne warunki najmu. Umowa może być zawarta nawet na miesiąc, dzięki czemu przedsiębiorstwo nie musi od razu wiązać się z przestrzenią na kilka lat. Takie rozwiązanie pozwala lepiej dopasować koszty biura do aktualnej sytuacji firmy i jej perspektyw rozwoju.
W przypadku biura serwisowanego w ramach jednej opłaty dostępne są również podstawowe usługi i infrastruktura, w tym media, internet oraz obsługa recepcji. Dla niewielkiego zespołu oznacza to mniej obowiązków związanych z organizacją codziennego funkcjonowania biura.
Firmy, które zatrudniają od 6 do 20 pracowników, znajdują się na etapie, na którym zarówno elastyczne biuro serwisowane, jak i niewielkie biuro tradycyjne mogą być trafnym wyborem. Decyzja zależy przede wszystkim od stabilności budżetu oraz przewidywanego tempa rozwoju przedsiębiorstwa.
Biuro serwisowane pozostawia możliwość stosunkowo łatwego zwiększania liczby stanowisk wraz z kolejnymi rekrutacjami. Jest to istotne dla firm, których zatrudnienie systematycznie rośnie i które nie chcą od razu wynajmować znacznie większej powierzchni niż aktualnie potrzebują.
Kolejną korzyścią jest dostęp do sal konferencyjnych bez konieczności ponoszenia stałych kosztów związanych z ich utrzymaniem. Firma może korzystać z dodatkowej przestrzeni wtedy, gdy jest ona potrzebna, bez przeznaczania części wynajmowanego biura na stałą salę spotkań.
Na tym etapie tradycyjne biuro może być natomiast rozwiązaniem dla przedsiębiorstw, które mają bardziej przewidywalny budżet i wiedzą, jakiej przestrzeni będą potrzebować w dłuższej perspektywie. Wybór zależy więc nie tylko od liczby pracowników, lecz także od stabilności finansowej i planów dalszego rozwoju.
W przypadku przedsiębiorstw zatrudniających ponad 20 osób częściej uzasadniony ekonomicznie jest tradycyjny wynajem biura. Przy długoterminowej umowie koszt jednostkowy może być niższy, szczególnie gdy firma decyduje się na najem na okres od trzech do pięciu lat.
Tradycyjne biuro daje również znacznie większą kontrolę nad wyglądem i organizacją przestrzeni. Przedsiębiorstwo może samodzielnie zaplanować aranżację wnętrza i dostosować je do swoich potrzeb. Ma to znaczenie między innymi z punktu widzenia brandingu firmy, ponieważ przestrzeń może zostać zaprojektowana zgodnie z jej identyfikacją i charakterem.
Długoterminowy najem zapewnia także większą prywatność oraz niezależność operacyjną. W przypadku większych organizacji, dla których istotne są własne zasady organizacji pracy i sposób wykorzystania przestrzeni, może to stanowić istotną przewagę nad biurem serwisowanym.
Nie istnieje jedno rozwiązanie odpowiednie dla każdej firmy. Ostatecznie wybór przestrzeni biurowej powinien być powiązany z aktualnymi potrzebami przedsiębiorstwa. Dla małej firmy najważniejsza może być możliwość szybkiego rozpoczęcia pracy i ograniczenia inwestycji, natomiast dla dojrzałej organizacji większe znaczenie mają koszt długoterminowy, kontrola nad przestrzenią i niezależność operacyjna.
poprzedni wpis
Całe piętro czy mniejszy moduł biurowy – które rozwiązanie wybrać dla rosnącej firmy?